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신규 학생 등록
5단계로 끝내는 첫 사용 — 가입부터 학생 등록까지
기능별 세부 사용법은 추가로 메뉴얼 제공해 드릴 예정입니다. 현재의 화면은 실제 화면과 일부분 다를 수 있으니 감안해서 참고해주세요.
기존 직원분들은 미리 공유주신 이메일과 이전 팀시스템에서 사용하시던 비번을 그대로 사용하시면 됩니다.
STEP 1
회원가입
STEP 2
로그인
STEP 3
첫 화면 보기
STEP 4
수강반 만들기
STEP 5
학생 등록
1
회원가입 — 계정 만들기
로그인 화면 · 회원가입
가장 먼저 본인 계정을 만듭니다. 계정 하나로 소속된 어느 학원에서든 로그인할 수 있고, 가입 단계는 화면 상단의 진행 표시(계정정보 → 본인확인 → 비밀번호 → 완료)로 확인됩니다.
진행 순서
- 로그인 화면 맨 아래 "아직 계정이 없으신가요? 회원가입"에서 회원가입을 누릅니다.
- 가입 방식을 고릅니다. 위쪽 "Google로 빠르게 가입"을 누르면 구글 계정으로 바로 진행되고, 아래에서 이메일·비밀번호로 직접 가입할 수도 있습니다.
- 1단계 계정정보 — 로그인 아이디로 쓸 이메일 주소를 입력합니다.
- 2단계 본인확인 — 이름과 휴대폰 번호로 본인 인증을 진행합니다.
- 3단계 비밀번호 — 사용할 비밀번호를 설정합니다.
- 4단계 완료 — 가입이 끝나면 자동으로 로그인 화면으로 돌아옵니다.
꼭 알아두기
- 가입 직후 계정은 아직 어느 학원에도 소속되지 않은 상태입니다.
- 학원 소속은 둘 중 하나로 연결됩니다 — 원장이 보낸 초대(알림톡)를 수락하거나, 본인이 직접 학원을 개설.
- 구글 가입을 쓰면 별도 비밀번호를 만들 필요가 없어 더 간편합니다.
2
로그인 — 시스템 들어가기
로그인 화면
만든 계정으로 로그인합니다. 가입할 때 사용한 방식(구글 또는 이메일·비밀번호) 그대로 로그인하면 됩니다.
진행 순서
- 구글로 가입했다면 "Google 계정으로 로그인"을 누릅니다.
- 이메일로 가입했다면 이메일과 비밀번호를 입력하고 "로그인"을 누릅니다.
- 비밀번호가 기억나지 않으면 "비밀번호를 잊으셨나요?"를 눌러 재설정 안내를 받습니다.
꼭 알아두기
- 여러 학원에 소속된 경우, 로그인 직후 학원 선택 화면이 나타납니다. 들어갈 학원을 고르면 됩니다.
- 한 학원에만 소속돼 있으면 바로 대시보드로 들어갑니다.
- 로그인 정보가 틀리면 안내 메시지가 뜹니다. 이메일·비밀번호를 다시 확인하세요.
3
첫 화면 둘러보기 — 대시보드
대시보드
로그인하면 가장 먼저 대시보드가 나옵니다. 학원의 오늘 상황(원생수·출결·매출·미납·일정)을 한눈에 보는 화면이고, 모든 기능은 왼쪽 메뉴에서 시작합니다.
화면 구성
- 왼쪽 세로 메뉴 바 — 대시보드 · 학생관리 · 수강반 관리 · 수납관리 · 교재관리 · 직원관리 · 기타관리 · 문제은행으로 이동합니다.
- 가운데 영역 — 전체 원생수, 출결 현황, 이번 달 매출·지출, 미납 현황, 오늘 일정과 공지를 한눈에 봅니다.
- 상단 우측 — 현재 학원명과 로그인한 사용자(이름·직책)를 확인하고, 눌러서 다른 학원으로 전환할 수 있습니다.
- 상단 가운데 "Ctrl K" — 어디서든 학생·메뉴 빠른 검색창을 띄웁니다.
꼭 알아두기
- 처음엔 왼쪽 메뉴만 기억하면 됩니다. 거의 모든 작업이 왼쪽 메뉴 클릭에서 시작합니다.
- 화면 오른쪽 끝 세로 바는 문자발송·수납처리·출결 등 자주 쓰는 보조 기능 바로가기입니다.
- 위젯의 미납·일정 항목은 눌러서 해당 상세 화면으로 바로 이동할 수 있습니다.
4
수강그룹 · 수강반 만들기
수강반 관리
학생을 받기 전에, 학생이 들어갈 수강반을 먼저 만들어 둡니다. 화면은 3단 구성입니다 — 왼쪽은 수강그룹 목록, 가운데는 그 그룹의 수강반 목록, 오른쪽은 선택한 수강반의 상세 정보입니다.
진행 순서
- 왼쪽 메뉴에서 수강반 관리로 이동합니다.
- 왼쪽 패널 위쪽 "수강그룹관리"를 눌러 그룹을 먼저 만듭니다 (예: 2026 윈터스쿨, 정규반).
- 만든 그룹을 선택한 뒤 "수강반 개설"을 눌러 실제 반을 만듭니다.
- 개설 창에서 수강반 이름(예: 중2 수학 선행반)과 담당 강사를 지정합니다. 담당 강사는 직원관리 → 직원현황에 재직 상태로 등록된 직원만 선택할 수 있으니, 먼저 직원이 재직 상태인지 확인해 주세요.
- 수업 요일·시간을 설정합니다 (같은 시간대 요일은 한 번에 선택 가능).
- 교육과정별 수강료를 등록합니다 (초/중/고 따로, 회차제 또는 정액제 선택).
- 필요하면 수강 기간과 정원을 설정합니다.
꼭 알아두기
- 수강반 이름에 학년·과목을 넣으면 나중에 찾기 쉽습니다.
- 수강료는 과정별로 다르게 설정할 수 있고, 정원을 비우면 무제한으로 운영됩니다.
- 오른쪽 상세에서 요일별 인원, 등록 학생 목록, 수업 진행 횟수를 확인합니다.
- 학기·시즌별로 그룹을 나누면 통계와 관리가 훨씬 편합니다.
5
학생 등록 & 수강 신청
학생관리 · 수강현황
이제 학생을 등록하고, 앞에서 만든 수강반에 배정합니다. 화면은 왼쪽 학생 목록(수강/대기/퇴원 탭), 가운데 학생 기본정보·메모, 오른쪽 수강현황·출결·상담 탭으로 구성됩니다. 여기까지 하면 기본 운영 준비가 끝납니다.
진행 순서
- 왼쪽 메뉴에서 학생관리로 이동합니다.
- 왼쪽 목록에서 학생을 검색하거나 선택하면 오른쪽에 상세가 나옵니다.
- 신규 학생은 오른쪽 위 "수강 등록" 버튼으로 등록을 시작합니다.
- 학생 기본정보(이름·학교·학년)와 학부모 연락처를 입력합니다 (전화번호 하이픈 자동).
- 앞서 만든 수강그룹·수강반을 선택해 배정하고, 수업 요일과 수강료를 확인합니다.
- 저장하면 학생이 해당 수강반에 등록됩니다.
꼭 알아두기
- 수강 등록을 마치면 그 학생의 출결 관리가 자동으로 시작됩니다.
- 왼쪽 탭으로 수강 / 대기 / 퇴원 학생을 구분해 볼 수 있습니다.
- 상담 내용은 "상담 및 메모" 탭에, 수업 기록은 "수업일지"에 남깁니다.
- 한 학생이 여러 수강반에 등록될 수도 있습니다.
워크스페이스와 강사 초대코드 — 학원 소속 연결하기
HakOn에서 학원 하나는 하나의 워크스페이스입니다. 학생, 수강반, 수납, 직원, 권한 정보는 워크스페이스별로 분리되고, 같은 계정도 여러 학원에 소속될 수 있습니다.
워크스페이스를 이렇게 이해하세요
- 학원 워크스페이스는 원장·데스크·강사가 함께 쓰는 학원별 업무공간입니다.
- 한 워크스페이스 안에서만 학생 명단, 수강반, 출결, 수납, 직원 권한이 공유됩니다.
- 여러 학원에 소속된 계정은 로그인 후 학원 선택 화면에서 들어갈 워크스페이스를 고릅니다.
- 현재 접속 중인 학원은 화면 우측 상단의 학원명으로 확인할 수 있습니다.
기존 강사 안내: 기존 학원 강사는 대부분 직원현황에 미리 등록해 놓았기 때문에 초대코드를 보낼 필요가 없습니다. 신규 강사이거나 개인 계정과 학원 소속을 새로 연결해야 하는 경우에만 초대코드를 발송하세요.
원장/관리자가 신규 강사를 초대할 때
- 직원관리 → 직원현황으로 이동합니다.
- 직원등록 및 초대발송을 눌러 강사의 인사정보와 휴대폰 번호를 입력합니다.
- 저장하면 해당 번호로 초대 알림톡이 발송되고, 강사는 안내받은 초대코드로 학원에 합류합니다.
- 초대 후에는 강사의 직책, 권한 그룹, 담당 수강반 배정을 확인합니다.
강사가 초대코드로 합류할 때
- 강사는 먼저 HakOn 계정을 만들고 로그인합니다.
- 소속 학원이 아직 없으면 학원에 합류하기를 누릅니다.
- 원장 또는 데스크가 전달한 초대코드를 입력하고 합류 요청을 진행합니다.
- 합류 후에는 본인에게 허용된 메뉴와 담당 수강반 범위 안에서 업무를 시작합니다.
운영 팁: 기존 강사는 직원현황에서 등록 여부와 권한만 확인하고, 신규 강사는 초대코드 합류까지 완료된 뒤 수강반 담당 강사로 배정하세요. 이렇게 해야 강사별 시간표, 출결, 수업일지 흐름이 끊기지 않습니다.
등원 운영 전 필수 설정 — 강사 배정 · 권한 · 출결
학생이 실제로 등원하기 전에는 수강반과 학생 등록만으로 끝내지 말고, 강사별 강의 배정과 메뉴별 접근 권한, 당일 출결 처리 위치를 먼저 확인해 두는 것이 좋습니다.
강사별 강의 배정 확인
수강반 관리 → 수강반개설 · 강사별 시간표
- 직원관리 → 직원현황에서 강사 계정이 등록되어 있는지 먼저 확인합니다.
- 수강반 관리 → 수강반개설에서 수강반별 담당 강사를 지정합니다.
- 강사별 시간표에서 강사별 요일·시간·강의실이 겹치지 않는지 확인합니다.
- 학생을 수강반에 넣은 뒤 해당 강사에게 실제로 배정됐는지 학생관리 → 수강현황에서 다시 확인합니다.
메뉴별 접근 권한 설정
기타관리 → 권한설정
- 원장, 데스크, 강사처럼 실제 역할별로 권한 그룹을 나눕니다.
- 데스크는 학생검색·출결현황·문자발송 위주, 강사는 담당 수강반·출결·수업일지 위주로 먼저 열어두면 됩니다.
- 원비관리·정산관리·권한설정처럼 민감한 메뉴는 필요한 관리자에게만 허용합니다.
- 직원 계정에 권한 그룹을 연결한 뒤, 실제 로그인 화면에서 메뉴 노출이 맞는지 확인합니다.
학생 등원 시 출결관리
학생관리 → 출결현황
- 등원 시간에는 학생관리 → 출결현황을 열어 당일 수업 학생을 확인합니다.
- 수강반 또는 담당 강사 기준으로 필터링한 뒤 출석·결석·기타 상태를 처리합니다.
- 한 학생이 여러 수강반에 다니면 수업별 출결이 빠지지 않았는지 확인합니다.
- 등하원 알림을 사용할 경우 기타관리 → 메시지설정에서 발송 문구와 간격을 먼저 맞춰둡니다.
데스크 운영 체크
기타관리 → 등하원 모니터 · 학원정보
- 학원명, 대표 연락처, 주소 같은 기본 정보가 맞는지 기타관리 → 학원정보에서 확인합니다.
- 데스크 PC에서는 학생 검색, 출결현황
, 등하원 모니터를 바로 열 수 있게 준비합니다. - 첫 운영일에는 강사별 시간표와 당일 수업 명단을 출력하거나 화면에 띄워두면 누락을 줄일 수 있습니다.
- 권한 변경 후에는 데스크·강사 계정으로 한 번씩 로그인해 실제 메뉴 접근 범위를 확인합니다.
우선순위: 당장 운영을 시작해야 한다면 ① 강사 계정/강의 배정 확인 → ② 데스크·강사 메뉴 권한 설정 → ③ 학생 등원 시 출결현황에서 출석 처리 순서로 먼저 준비하세요.
여기까지 하셨다면 등원 운영 준비 완료입니다 👍
이제 학생 등원 시 출결현황에서 출석을 처리하고, 이후 원비 청구 · 수납 · 정산까지의 전체 운영 흐름은 빠른 매뉴얼에서 이어서 확인하시면 됩니다.
학원 운영 전체 흐름 한눈에 보기
신규 학원 세팅부터 매일의 출결·수납, 월말 정산까지. 좌측 메뉴 경로 그대로 따라 하면 됩니다.
전체 운영 흐름
왼쪽에서 오른쪽으로, 학원 운영은 이 6단계로 돌아갑니다.
STEP 1
수강반 세팅
STEP 2
학생 등록
STEP 3
출결 관리
STEP 4
원비 청구
STEP 5
수납·결제
STEP 6
정산
단계별 사용 안내
각 카드 오른쪽 위에 사용할 메뉴 위치를 표시했습니다.
1
수강반 세팅
수강반 관리
학생을 받기 전에, 운영할 수강반과 수강료를 먼저 만들어 둡니다.
진행 순서
- 좌측 수강반 관리 → 수강그룹관리에서 그룹 생성 (예: "2026 정규반")
- 그룹 선택 후 수강반 개설로 실제 반 만들기
- 담당 강사 지정, 수업 요일·시간 설정
- 교육과정별 수강료 등록 (회차 / 정액 선택)
- 필요 시 수강 기간·정원 설정
알아두기
- 학기·시즌별로 그룹을 나누면 통계 관리가 쉽습니다.
- 수강료는 초/중/고 과정별로 다르게 설정할 수 있습니다.
- 정원을 비워두면 무제한으로 운영됩니다.
2
학생 등록 & 수강 신청
학생관리
신규 원생 정보를 등록하고, 만들어 둔 수강반에 배정합니다.
진행 순서
- 좌측 하단의 학생등록 버튼(파란 +)을 눌러 수강생 등록
- 학생명·학교·학년·학부모 연락처 입력 (전화번호 자동 하이픈)
- 수강현황에서 해당 학생을 수강반에 등록
- 상담 내용은 상담및메모 / 상담카드에 기록
알아두기
- 수강 등록을 마치면 출결 관리가 자동으로 시작됩니다.
- 입학 전 진단은 입학테스트 탭에서 진행할 수 있습니다.
- 원생 전반 정보는 원생통합정보에서 한눈에 확인됩니다.
3
출결 관리
학생관리 · 출결현황
매일 등하원을 체크하고, 결석·지각을 학부모에게 안내합니다.
진행 순서
- 학생관리 → 출결현황에서 당일 등하원 확인
- QR·카드 등하원은 자동 기록, 수기 보정도 가능
- 수업 내용은 수업일지에 기록
- 필요 시 문자발송으로 학부모에게 안내
알아두기
등하원 모니터(기타관리)로 실시간 현황을 볼 수 있습니다.(준비 중)- 문자발송 결과는 문자발송내역에서 추적됩니다.
4
원비 청구 · 발행
수납관리 · 원비관리
월 단위로 수강료(원비)를 생성하고 확정해 청구서를 만듭니다.
진행 순서
- 수납관리 → 원비관리로 이동
- 해당 월 대상 학생의 원비 생성
- 금액·할인 확인 후 확정 처리
- 미생성 원비·미납 현황은 대시보드에서도 확인
알아두기
- 확정 전에는 금액을 자유롭게 조정할 수 있습니다.
- 학생별 원비는 학생관리 → 원비관리에서도 볼 수 있습니다.
5
수납 · 결제 처리
수납관리 · 결제관리
청구한 원비를 카드·현금·링크 결제로 수납하고 내역을 관리합니다.
진행 순서
- 수납관리 → 결제관리에서 결제 내역 확인
- 수기 수납(현금) 또는 카드·결제링크로 처리
- 부분납·혼합 결제도 등록 가능
- 취소·환불 시 해당 건에서 처리하면 정산에 반영
알아두기
- 일자별 수납 합계로 마감을 검산할 수 있습니다.
- 미납 학생은 대시보드 미납 목록에서 바로 확인됩니다.
6
정산
수납관리 · 정산관리
월말에 강사 수수료와 매출을 정산하고 보고서로 마무리합니다.
진행 순서
- 수납관리 → 정산관리로 이동
- 강사별 수강생·수납 기준 수수료 정산
- 직원관리 → 강사별 매출현황에서 교차 확인
- 학원 전체 매출/지출은 대시보드에서 확인
알아두기
- 취소·환불 건은 정산 금액에 자동 반영됩니다.
- 강사 변경 시 수수료 귀속을 확인하세요.
처음이라면 이 순서로 시작하세요
① 수강반 세팅 → ② 학생 등록 → ③ 출결 시작. 여기까지만 하면 바로 운영을 시작할 수 있습니다. 원비·정산은 첫 청구 시점에 진행하면 됩니다.