원장/관리자가 신규 강사를 초대할 때
- 직원관리 → 직원현황으로 이동합니다.
- 직원등록 및 초대발송을 눌러 강사의 인사정보와 휴대폰 번호를 입력합니다.
- 저장하면 해당 번호로 초대 알림톡이 발송되고, 강사는 안내받은 초대코드로 학원에 합류합니다.
- 초대 후에는 강사의 직책, 권한 그룹, 담당 수강반 배정을 확인합니다.
5단계로 끝내는 첫 사용 — 가입부터 학생 등록까지
기능별 세부 사용법은 추가로 메뉴얼 제공해 드릴 예정입니다. 현재의 화면은 실제 화면과 일부분 다를 수 있으니 감안해서 참고해주세요.
기존 직원분들은 미리 공유주신 이메일과 이전 팀시스템에서 사용하시던 비번을 그대로 사용하시면 됩니다.
STEP 1
회원가입
STEP 2
로그인
STEP 3
첫 화면 보기
STEP 4
수강반 만들기
STEP 5
학생 등록
1
회원가입 — 계정 만들기
로그인 화면 · 회원가입
가장 먼저 본인 계정을 만듭니다. 계정 하나로 소속된 어느 학원에서든 로그인할 수 있고, 가입 단계는 화면 상단의 진행 표시(계정정보 → 본인확인 → 비밀번호 → 완료)로 확인됩니다.
진행 순서
- 로그인 화면 맨 아래 "아직 계정이 없으신가요? 회원가입"에서 회원가입을 누릅니다.
- 가입 방식을 고릅니다. 위쪽 "Google로 빠르게 가입"을 누르면 구글 계정으로 바로 진행되고, 아래에서 이메일·비밀번호로 직접 가입할 수도 있습니다.
- 1단계 계정정보 — 로그인 아이디로 쓸 이메일 주소를 입력합니다.
- 2단계 본인확인 — 이름과 휴대폰 번호로 본인 인증을 진행합니다.
- 3단계 비밀번호 — 사용할 비밀번호를 설정합니다.
- 4단계 완료 — 가입이 끝나면 자동으로 로그인 화면으로 돌아옵니다.
꼭 알아두기
- 가입 직후 계정은 아직 어느 학원에도 소속되지 않은 상태입니다.
- 학원 소속은 둘 중 하나로 연결됩니다 — 원장이 보낸 초대(알림톡)를 수락하거나, 본인이 직접 학원을 개설.
- 구글 가입을 쓰면 별도 비밀번호를 만들 필요가 없어 더 간편합니다.
2
로그인 — 시스템 들어가기
로그인 화면
만든 계정으로 로그인합니다. 가입할 때 사용한 방식(구글 또는 이메일·비밀번호) 그대로 로그인하면 됩니다.
진행 순서
- 구글로 가입했다면 "Google 계정으로 로그인"을 누릅니다.
- 이메일로 가입했다면 이메일과 비밀번호를 입력하고 "로그인"을 누릅니다.
- 비밀번호가 기억나지 않으면 "비밀번호를 잊으셨나요?"를 눌러 재설정 안내를 받습니다.
꼭 알아두기
- 여러 학원에 소속된 경우, 로그인 직후 학원 선택 화면이 나타납니다. 들어갈 학원을 고르면 됩니다.
- 한 학원에만 소속돼 있으면 바로 대시보드로 들어갑니다.
- 로그인 정보가 틀리면 안내 메시지가 뜹니다. 이메일·비밀번호를 다시 확인하세요.
3
첫 화면 둘러보기 — 대시보드
대시보드
로그인하면 가장 먼저 대시보드가 나옵니다. 학원의 오늘 상황(원생수·출결·매출·미납·일정)을 한눈에 보는 화면이고, 모든 기능은 왼쪽 메뉴에서 시작합니다.
화면 구성
- 왼쪽 세로 메뉴 바 — 대시보드 · 학생관리 · 수강반 관리 · 수납관리 · 교재관리 · 직원관리 · 기타관리 · 문제은행으로 이동합니다.
- 가운데 영역 — 전체 원생수, 출결 현황, 이번 달 매출·지출, 미납 현황, 오늘 일정과 공지를 한눈에 봅니다.
- 상단 우측 — 현재 학원명과 로그인한 사용자(이름·직책)를 확인하고, 눌러서 다른 학원으로 전환할 수 있습니다.
- 상단 가운데 "Ctrl K" — 어디서든 학생·메뉴 빠른 검색창을 띄웁니다.
꼭 알아두기
- 처음엔 왼쪽 메뉴만 기억하면 됩니다. 거의 모든 작업이 왼쪽 메뉴 클릭에서 시작합니다.
- 화면 오른쪽 끝 세로 바는 문자발송·수납처리·출결 등 자주 쓰는 보조 기능 바로가기입니다.
- 위젯의 미납·일정 항목은 눌러서 해당 상세 화면으로 바로 이동할 수 있습니다.
4
수강그룹 · 수강반 만들기
수강반 관리
학생을 받기 전에, 학생이 들어갈 수강반을 먼저 만들어 둡니다. 화면은 3단 구성입니다 — 왼쪽은 수강그룹 목록, 가운데는 그 그룹의 수강반 목록, 오른쪽은 선택한 수강반의 상세 정보입니다.
진행 순서
- 왼쪽 메뉴에서 수강반 관리로 이동합니다.
- 왼쪽 패널 위쪽 "수강그룹관리"를 눌러 그룹을 먼저 만듭니다 (예: 2026 윈터스쿨, 정규반).
- 만든 그룹을 선택한 뒤 "수강반 개설"을 눌러 실제 반을 만듭니다.
- 개설 창에서 수강반 이름(예: 중2 수학 선행반)과 담당 강사를 지정합니다. 담당 강사는 직원관리 → 직원현황에 재직 상태로 등록된 직원만 선택할 수 있으니, 먼저 직원이 재직 상태인지 확인해 주세요.
- 수업 요일·시간을 설정합니다 (같은 시간대 요일은 한 번에 선택 가능).
- 교육과정별 수강료를 등록합니다 (초/중/고 따로, 회차제 또는 정액제 선택).
- 필요하면 수강 기간과 정원을 설정합니다.
꼭 알아두기
- 수강반 이름에 학년·과목을 넣으면 나중에 찾기 쉽습니다.
- 수강료는 과정별로 다르게 설정할 수 있고, 정원을 비우면 무제한으로 운영됩니다.
- 오른쪽 상세에서 요일별 인원, 등록 학생 목록, 수업 진행 횟수를 확인합니다.
- 학기·시즌별로 그룹을 나누면 통계와 관리가 훨씬 편합니다.
5
학생 등록 & 수강 신청
학생관리 · 수강현황
이제 학생을 등록하고, 앞에서 만든 수강반에 배정합니다. 화면은 왼쪽 학생 목록(수강/대기/퇴원 탭), 가운데 학생 기본정보·메모, 오른쪽 수강현황·출결·상담 탭으로 구성됩니다. 여기까지 하면 기본 운영 준비가 끝납니다.
진행 순서
- 왼쪽 메뉴에서 학생관리로 이동합니다.
- 왼쪽 목록에서 학생을 검색하거나 선택하면 오른쪽에 상세가 나옵니다.
- 신규 학생은 오른쪽 위 "수강 등록" 버튼으로 등록을 시작합니다.
- 학생 기본정보(이름·학교·학년)와 학부모 연락처를 입력합니다 (전화번호 하이픈 자동).
- 앞서 만든 수강그룹·수강반을 선택해 배정하고, 수업 요일과 수강료를 확인합니다.
- 저장하면 학생이 해당 수강반에 등록됩니다.
꼭 알아두기
- 수강 등록을 마치면 그 학생의 출결 관리가 자동으로 시작됩니다.
- 왼쪽 탭으로 수강 / 대기 / 퇴원 학생을 구분해 볼 수 있습니다.
- 상담 내용은 "상담 및 메모" 탭에, 수업 기록은 "수업일지"에 남깁니다.
- 한 학생이 여러 수강반에 등록될 수도 있습니다.
워크스페이스와 강사 초대코드 — 학원 소속 연결하기
HakOn에서 학원 하나는 하나의 워크스페이스입니다. 학생, 수강반, 수납, 직원, 권한 정보는 워크스페이스별로 분리되고, 같은 계정도 여러 학원에 소속될 수 있습니다.
워크스페이스를 이렇게 이해하세요
- 학원 워크스페이스는 원장·데스크·강사가 함께 쓰는 학원별 업무공간입니다.
- 한 워크스페이스 안에서만 학생 명단, 수강반, 출결, 수납, 직원 권한이 공유됩니다.
- 여러 학원에 소속된 계정은 로그인 후 학원 선택 화면에서 들어갈 워크스페이스를 고릅니다.
- 현재 접속 중인 학원은 화면 우측 상단의 학원명으로 확인할 수 있습니다.
기존 강사 안내: 기존 학원 강사는 대부분 직원현황에 미리 등록해 놓았기 때문에 초대코드를 보낼 필요가 없습니다. 신규 강사이거나 개인 계정과 학원 소속을 새로 연결해야 하는 경우에만 초대코드를 발송하세요.
강사가 초대코드로 합류할 때
- 강사는 먼저 HakOn 계정을 만들고 로그인합니다.
- 소속 학원이 아직 없으면 학원에 합류하기를 누릅니다.
- 원장 또는 데스크가 전달한 초대코드를 입력하고 합류 요청을 진행합니다.
- 합류 후에는 본인에게 허용된 메뉴와 담당 수강반 범위 안에서 업무를 시작합니다.
운영 팁: 기존 강사는 직원현황에서 등록 여부와 권한만 확인하고, 신규 강사는 초대코드 합류까지 완료된 뒤 수강반 담당 강사로 배정하세요. 이렇게 해야 강사별 시간표, 출결, 수업일지 흐름이 끊기지 않습니다.
등원 운영 전 필수 설정 — 강사 배정 · 권한 · 출결
학생이 실제로 등원하기 전에는 수강반과 학생 등록만으로 끝내지 말고, 강사별 강의 배정과 메뉴별 접근 권한, 당일 출결 처리 위치를 먼저 확인해 두는 것이 좋습니다.
강사별 강의 배정 확인
수강반 관리 → 수강반개설 · 강사별 시간표
- 직원관리 → 직원현황에서 강사 계정이 등록되어 있는지 먼저 확인합니다.
- 수강반 관리 → 수강반개설에서 수강반별 담당 강사를 지정합니다.
- 강사별 시간표에서 강사별 요일·시간·강의실이 겹치지 않는지 확인합니다.
- 학생을 수강반에 넣은 뒤 해당 강사에게 실제로 배정됐는지 학생관리 → 수강현황에서 다시 확인합니다.
메뉴별 접근 권한 설정
기타관리 → 권한설정
- 원장, 데스크, 강사처럼 실제 역할별로 권한 그룹을 나눕니다.
- 데스크는 학생검색·출결현황·문자발송 위주, 강사는 담당 수강반·출결·수업일지 위주로 먼저 열어두면 됩니다.
- 원비관리·정산관리·권한설정처럼 민감한 메뉴는 필요한 관리자에게만 허용합니다.
- 직원 계정에 권한 그룹을 연결한 뒤, 실제 로그인 화면에서 메뉴 노출이 맞는지 확인합니다.
학생 등원 시 출결관리
학생관리 → 출결현황
- 등원 시간에는 학생관리 → 출결현황을 열어 당일 수업 학생을 확인합니다.
- 수강반 또는 담당 강사 기준으로 필터링한 뒤 출석·결석·기타 상태를 처리합니다.
- 한 학생이 여러 수강반에 다니면 수업별 출결이 빠지지 않았는지 확인합니다.
- 등하원 알림을 사용할 경우 기타관리 → 메시지설정에서 발송 문구와 간격을 먼저 맞춰둡니다.
데스크 운영 체크
기타관리 → 등하원 모니터 · 학원정보
- 학원명, 대표 연락처, 주소 같은 기본 정보가 맞는지 기타관리 → 학원정보에서 확인합니다.
- 데스크 PC에서는 학생 검색, 출결현황
, 등하원 모니터를 바로 열 수 있게 준비합니다. - 첫 운영일에는 강사별 시간표와 당일 수업 명단을 출력하거나 화면에 띄워두면 누락을 줄일 수 있습니다.
- 권한 변경 후에는 데스크·강사 계정으로 한 번씩 로그인해 실제 메뉴 접근 범위를 확인합니다.
우선순위: 당장 운영을 시작해야 한다면 ① 강사 계정/강의 배정 확인 → ② 데스크·강사 메뉴 권한 설정 → ③ 학생 등원 시 출결현황에서 출석 처리 순서로 먼저 준비하세요.
여기까지 하셨다면 등원 운영 준비 완료입니다 👍
이제 학생 등원 시 출결현황에서 출석을 처리하고, 이후 원비 청구 · 수납 · 정산까지의 전체 운영 흐름은 아래 매뉴얼에서 이어서 확인하시면 됩니다.